GEDYS IntraWare 7

Contacts

Portal

Workflow

Schedule

Office

Sales

Service

Marketing

Mailing

Pump

CTI-Interface

Event Manager

GEDYS IntraWare 7 - Office

Elektroniska profiler och flexibel dokumenthantering

Alla aktiviteter som berör kunder, leverantörer, kundämnen och affärspartner sparas och kan senare visas och kontrolleras.

Office är ett effektivt verktyg för dokument-, process- och informationshantering. Med hjälp av denna modul effektiviseras användningen av information om samtal, möten, korrespondens och diverse formulär.

Översikt

Vanligt förekommande problem
Strukturerad information
Automatisera kontorsarbetet
Anpassade formulär
Fullständig e-postintegrering
Högkvalitativ korrespondens
Flerspråkigt program
Sammanfattning

Ytterligare material (in English)

GEDYS IntraWare 7 Office-broschyr (pdf-format)
GEDYS IntraWare 7 Office-presentation (pdf-format)

Vanligt förekommande problem

Kundfiler spridda över flera arkiv och på olika media.

Ostrukturerad dokument- och korrespondenslagring.

Ingen översikt över process- och projekthistorik.

Endast begränsad information om processer.

Kund- och leverantörsmöten är svåra att planera och samordna.

Uppgifter och kom ihåg-listor endast delvis dokumenterade och de flesta är mycket svåröverskådliga.

Tidsödande produktion och lagring av korresponds. Inga standardmallar.

Ingen standardiserad affärskorrespondens.

Inga enskilda onlineformulär för snabbt godkännande och offentliggörande.

Okontrollerad tillgång till information.

Oklar ansvarsfördelning.

Strukturerad information

: Lättöverskådlig koppling av dokument och korrespondens till kunder, leverantörer och partner.

Med GEDYS IntraWare 7 Office kan man följa och hantera kommunikationsaktiviteterna med kunder, leverantörer och affärspartner. I de elektroniska profilerna visas all information och alla dokument, processer, avtalade tider och uppgifter med anknytning till en specifik kontakt lätt överskådligt. Den strukturerade representationen av organisationen – inklusive mallar och lagringssystem – innebär att affärsinformationen kan lagras centralt, redigeras lokalt av medarbetarna och ändå vara lätt tillgänglig för vidare användning.

Rollbaserad navigering och ett intuitivt gränssnitt underlättar arbetet även i komplicerade installationer. Medarbetarna har endast tillgång till den information som de behöver för deras roll eller uppgift. Data lagras korrekt så att information snabbt kan tas fram. Ny personal lär sig systemet snabbt och effektivt.

Mobila medarbetare kan har ständig tillgång till centralservern för dataöverföring. I Office kan man även länka och synkronisera information med handdatorer tack vare Mobile CRM-modulen.

Den nya tilläggsmodulen Web ger tillgång till kundinformation oavsett var man befinner sig, vilket innebär att alla kan arbeta flexibelt och med uppdaterade data även på affärsresa eller hemifrån.

Automatisera kontorsarbetet

: Smidig korrespondensproduktion.

Adressangivelser, brev-, fax- och e-postsrkivande, tids- och resursbokningar, översynsuppgifter ingår i de dagliga kontorsrutinerna. I Office-modulen hämtas data som adresser och fax- och telefonnummer automatiskt till korrespondens och andra dokument. Separat definierade textmoduler och mallar för Lotus Notes, OpenOffice och Microsoft Office gör korrespondensproduktionen till en barnlek samtidigt som textmodulerna sparar tid och säkerställer enhetlig kommunikation.

Med GEDYS IntraWare 7 Office kan du lägga upp och övervaka uppgifter som vidarbefordras till individer eller grupper. Den unika funktionen för koppling av kommunikationsdokument till kunder och medarbetare tillsammans med den automatiska påminnelsen gör att man arbetar effektivare eftersom man alltid har översikt över utestående jobb och deras bearbetningsstatus.

Sametime-funktioner visar när kollegor som man behöver information av sitter vid skrivbordet och omedelbart kan kontaktas via chattprogram, vilket sparar tid och effektiviserar arbetet.

Det nya CTI-gränssnittet är en tilläggsmodul som underlättar telefonsamtal. Inkommande fax kommer omedelbart in i inkorgen och lagras i elektroniska mappar. Det går även att ringa telefonnummer direkt från adresserna. Vid inkommande samtal visas viktig information om uppringaren direkt på skärmen. Dessutom dokumenteras inkommande samtal medan du är borta och presenteras i en lista för tillbakaringning. Inkorgen fungerar som en telefonsvararare med meddelanden som användarna själva talar in. Användarna underrättas snabbt och smidigt om nya meddelanden i röstbrevlådan via e-post.

Praktisk fritextsökfunktion för dokument och annat textmaterial.

Anpassade formulär

Informations- och kommunikationsmallar som kan anpassas efter företagets standarder och önskemål. Automatiska platshållare används för kopiering av huvudfilsdata eller data från externa system över till dokument och utskriftsmallar och kan sedan användas för att bekräfta inbokade möten eller avtalsvillkor o.s.v.

Alla formulär i GEDYS IntraWare 7 Office kan konfigureras efter behov och genom att integrera det med Workflow-modulen (extrautr.) kan man även hantera formulären och processerna i den, t.ex. för att ställa ut kravbrev, utfärda kreditnotor, verifiera avtal eller godkänna offerter.

Fullständig e-postintegrering

GEDYS IntraWare 7 Office är den optimala plattformen för e-postkommunikationen. Inkommande och utgående e-post dokumenteras automatiskt i den elektroniska profilen. Genom Office-modulen har medarbetarna tillgång till alla e-postmeddelanden, vilket ställer företagets hela e-postbundna know-how till deras förfogande.

Högkvalitativ korrespondens

: Riktade massutskick.

Den integrerade postguiden i Contacts-modulen gör det lättare att utforma massutskick. Det är bara att skapa en korrespondensmall och välja önskad utskickslista. Därefter kopieras breven och formateras till e-post, brev och fax och förses med landsspecifika hälsningar, adresser och utskicksformat. Avsända utskicken dokumenteras i adressdokumentet och breven kan om så önskas sparas i den elektroniska profilen.

En pdf-generator medföljer utan extra kostnad för perfekta pdf-filer och utskick som inte kan manipuleras. Anpassade utskriftsmallar kan därför definieras och används för utskrift av dokument, översikter och formulär. Data från olika dokument kan dynamiskt kombineras i utskriftsmallarna och sparas för framtida bruk som pdf-filer eller användas för riktigt proffsiga utskrifter.

Flerspråkigt program

Office är ett flerspråkigt program, vilket innebär att samtliga medarbetare kan använda det oavsett var de är baserade. Det är bara att välja önskat språk i inställningarna. Detta innebär också att det går snabbt och smidigt att skapa rapporter även för flera olika länder. Internationella utskick och korrespondens produceras på det korrespondensspråk som anges i kontaktdokumentet och kombineras samtidigt med en lämplig mall i ett steg.

Med vår nya språkkonfigurationsteknik kan företagen själva översätta hela eller delar av ett program till det egna språket, utan att någon extra programmering krävs. För multinationella företag banar detta snabbare vägen för acceptans av programvara i andra nationella organisationer.