GEDYS IntraWare 7

Contacts

Portal

Workflow

Schedule

Office

Sales

Service

Marketing

Mailing

Pump

CTI-Interface

Event Manager

GEDYS IntraWare 7 - Schedule

Planeringsfunktion för individer och grupper

Aktiv planering för individer och grupper

Samordna avtalade tider, boka resurser, tydlig översikt över tillgängligheten.

Schedule är ett kraftftullt verktyg för planering av avtalade tider, resursbokning och lättöverskådlig hantering av arbetsgruppernas bokningar. Med Schedule förbättras produktiviteten och flexibiliteten i verksamheten.

Översikt

Vanligt förekommande problem
Central översikt över avtalade tider
Smidig hantering av arbetsgruppernas avtalade tider
Snabb planeringsfunktion
Tidsbesparande funktion för mötesbokning
Stöd för grupplanering
Flerspråkigt program
Smidig administration
Sammanfattning

Ytterligare material (in English)

GEDYS IntraWare 7 Schedule-broschyr (pdf-format)
GEDYS IntraWare 7 Schedule-presentation (pdf-format)

Vanligt förekommande problem

Krånglig mötesplanering via telefon och e-post.

Detaljerad information om avtalade tider ej tillgänglig.

Ingen översikt över individers, gruppers och resursers tillgänglighet.

Tidsödande process för ändring av avtalade tider.

Ingen översikt över tidigare planering.

Svårt att boka resurser som projektorer, poolbilar och lokaler.

Central översikt över avtalade tider

: Strukturerade anpassade vyer

Med Schedule tar man snabbt och smidigt reda på vem som sitter i möte eller träffar en kund, semesterscheman, vilka lokaler och resurser som är uppbokade, vem som är online och kan hjälpa till med förfrågningar. Man vet alltid var medarbetarna är och vad de gör (oavsett kontor eller om de är på resa) tack vare att denna information finns samlad i en gemensam databas. I Schedule kombineras snabb informationstillgänglighet med centrala funktioner för hanteringen av kalenderposter för individer och grupper, vilket gör det till effektivt verktyg för aktiv planering.

Smidig hantering av arbetsgruppernas avtalade tider

Schedule kompletterar kalendern i Lotus Notes med diverse funktioner för inplanering av möten för grupper och individer samt resursbokning. Schedule samlar ihop alla aktiviteter från användarnas Lotus Notes/Domino-kalendrar och kombinerar dem i en gruppdatabas genom att köra en dataavstämning. Privata bokningar och avtalade tider förblir dock privata. Varje enskild grupp i organisationen får sin egen kalender. Medarbetarna kan tillhöra mer än en grupp. Gruppmedlemmarna får den information de behöver, såväl avdelningsvis som över flera olika avdelningar. Det går på ett klick att öppna olika vyer med information om medarbetares, gruppers och resursers tillgänglighet.

Snabb planeringsfunktion

: Sökfunktion för ledig tid med snabb inbjudan och spårning.

Spara in långa telefonsamtal för att bestämma tid, boka in möten och besvara frågor. Schedule ger en detaljerad översikt över samtliga medlemmar i gruppen. Man ser inte bara när medarbetarna är tillgängliga, utan också vilka aktiviteter de för närvarande är upptagna med.

Den integrerade Lotus Sametime-funktionen visar när medarbetarna är online så att man kan chatta med varandra för snabba informationsutbyten.

Den automatiska sökfunktionen för ledig tid underlättar bokningsplaneringen för individer och/eller grupper. I vyer visas den information man behöver tydligt och strukturerat, t.ex. sorterat efter dag, personer, grupper eller kunder. Ett symbolsystem gör det lättare att identifiera och organisera avtalade tider.

I semesterschemat visas all inplanerad och uttagen ledighet för gruppen. Vid behov kan man även infoga helgdagar i vyerna för att underlätta planeringen av uppgifter och projekt.

Tidsbesparande funktion för mötesbokning

I Schedule går det lätt att avtala tider tack vare smidiga funktioner för bokningstyper, kategorier och beskrivningar av de avtalade mötena; stöd för regelbundet återkommande bokningar/möten samt listor över individer och grupper. Personalen underrättas om nya avtalade tider via e-post. I kombination med GEDYS IntraWare 7:s Contacts-modul kan de avtalade tider delegeras till olika kontaktpersoner.

Stöd för grupplanering

: Belysande rapporter från avtalade möten efter person och grupp

Grupplaneringen ger en snabb översikt över arbetsgruppens avtalade tider och man kan enkelt se när alla är tillgängliga för det möte eller evenemang som planeras. Belysande mötesrapporter efter person och arbetsgrupp kan tas fram för nästa säljmöte, vilket innebär att månatlig arbetsbelastning och tillgänglighet för medarbetare och resurser kan dokumenteras. Vyerna ger också ett lättöverskådligt semesterschema för enskilda grupper och organisationen som helhet.

Flerspråkigt program

Schedule är ett flerspråkigt program, vilket innebär att samtliga medarbetare kan använda det oavsett var de är baserade. Det är bara att välja önskat språk i inställningarna. Detta innebär också att det går snabbt och smidigt att skapa rapporter även för flera olika länder.

Med vår nya språkkonfigurationsteknik kan företagen själva översätta hela eller delar av ett program till det egna språket, utan att någon extra programmering krävs. För multinationella företag banar detta snabbare vägen för acceptans av programvara i andra nationella organisationer.

Smidig administration

När man skapar Schedule-grupperna kan man välja individer och grupper från Domino-katalogen och det går t.o.m. att skapa flera underordnade grupper. Medarbetarnas gruppmedlemskap kan också kopieras för framtida utvärdering av posterna.

Regelbunden synkronisering av grupperna i Domino-katalogen och Schedule är också möjlig. Hänsyn tas automatiskt till medarbetare som precis har gått med i eller lämnat en grupp, vilket eliminerar onödigt exra administrativt arbete.

Utöver automatisk fördelning av medarbetare till grupperna i Domino-katalogen har man i Schedule dessutom möjlighet att skapa egna gruppdefinitioner och uppdrag. På så sätt kan grupper mappas även om de inte har någon motsvarighet i Domino-katalogen. I Schedule kan man även hantera avtalade tider för medarbetare som arbetar via fjärrsevrar och domäner (uppdraget delegeras automatiskt med hjälp av servernamnet).

Konfigurationsmöjligheterna är i det närmaste gränslösa. Det integrerade programmeringsgränssnittet gör det möjligt att integrera enskilda behov utan att modifiera standardprodukten (vilket bevarar kompatibiliteten med uppgraderingar).

Det går även att anpassa enskilda e-postmallar, t.ex. genom att extrahera och sammanställa innehållet i anpassade fält i kalenderposterna. Det samma gäller anpassade tillägg till kontaktdokument i Domino-katalogen.

Loggningen av samtliga agentkörningar tillsammans med automatisk logghantering ger administratörer tillgång till en permanent vy de enskilda agenternas aktiviteter och vid eventuella problem får de konkret information.