GEDYS IntraWare 7

Contacts

Portal

Workflow

Schedule

Office

Sales

Service

Marketing

Mailing

Pump

CTI-Interface

Event Manager

GEDYS IntraWare 7 - Workflow

Effektiv hantering av formulär, aktiviteter och program

Definiera arbetsflöden, styr processer, fatta snabba beslut.

GEDYS IntraWare 7 Workflow är ett effektivt verktyg för elektronisk kartläggning och automatisering av verksamhetsrutinerna. Med Workflow-modulen förkortas svarstiderna och stärks konkurrenskraften på dagens rörliga och flexibla marknader.

Översikt

Vanligt förekommande problem
Typiska tillämpningar
Arbetsflöden kräver styrning
Lättöverskådlig struktur
Smidig konfiguration
Automatiserade arbetsflöden
Grafiska illustrationer av arbetsflöden
Målstyrning
Användarvänligt
Avancerad teknik
Smidig administration
Flerspråkigt program
Workflow-modulen i GEDYS IntraWare 7
Sammanfattning

Ytterligare material (in English)

GEDYS IntraWare 7 Workflow-broschyr (pdf-format)
GEDYS IntraWare 7 Workflow-presentation (pdf-format)

Vanligt förekommande problem

Hundratals dokument, förfrågningar och fakturor varje dag som diarieförs, kontrolleras och bearbetas enligt olika kriterier.

Ingen arbetsflödesfunktion i programvaran.

Kost- och mödosamma bearbetningsrutiner.

Höga transportkostnader.

Ingen effektiviserad dokumenthantering (kopiering, arkivering, sökning, distribution).

Ingen optimal fördelning av roller, uppgifter och behörighet.

Förseningar som orsakas av avsaknaden av automatiska ersättningsregler.

Långa svarstider och hög felfaktor.

Ingen lösning automatisering av de viktigaste informations-, kontroll- och attestrutinerna.

Ständigt kortare produktlivscykler med kortare ledtider som följd.

Global konkurrens och avreglerade marknader.

Typiska tillämpningar

För alla rutiner som involverar förfrågningar – allt från begäran om semester till investeringsbehov och attestering av fakturor till osäker ny personal – och papper som ska mellanlanda på diverse skrivbord i organisationen krävs ett proffsigt system för arbetsflödesstyrning för det sparar tid och pengar genom att manuella processer reduceras till ett minimum. Tack vare Workflow-modulen kan alla Notes-databaser göras "arbetsflödeskompatibla" utan programmet ändras.

Arbetsflöden kräver styrning

Med Workflow-modulen går det att bygga modeller och kontrollera processer – såväl enkla som komplexa – som spänner över flera program och deras aktiviteter. Ett obegränsat antal organisatoriska strukturer, relationer och ersättningsregler kan kartläggas och styras. Eftersom arbetsflödet hanteras centralt kan förändringarna enkelt introduceras för hela organisationen. Därigenom kan rutiner och processer snabbt och smidigt automatiseras elektroniskt. Det är bara att definiera arbetsflödena så styr GEDYS IntraWare 7 Workflow de aktuella dokumenten.

Lättöverskådlig struktur

: Workflow-modulens struktur

Workflow-modulen består av en konfigurationsdatabas för rutiner och aktiviteter och styrningsdatabas.

I syfte att ge dem tillgång till dokument i programmen publiceras databaserna i en central databas och används i styrningen. Information om grupper och/eller enskilda individer kan tas direkt från Notes namn- och adressbok (NAB i Domino-katalogen).

Smidig konfiguration

Arbetsflödesdefinitionen, relationer och ersättare definieras i konfigurationsdatabasen.

Den strukturella organisationen möjliggör dynamisk delegering av uppgifter till ansvariga användare. I GEDYS IntraWare 7 Workflow kan organisationsstrukturen underhållas i en separat organisationsdatabas. Där används organisationsenheter för att definiera en hierarkisk struktur med så kallade poster längst ner. Dessa poster indikerar befattningar som innehas av individer eller grupper, t.ex. posten "vd-assistent i organisationsenheten "Ekonomi". Genom att delegera aktiviteter till en ansvarig person inom organisationen kan man konfigurera processer och rutiner oberoende av medarbetarna och enkelt ändra dem när som helst. Det går även att utse en ersättare utöver den ansvarige. Genom att generera grupper automatiskt kan man göra strukturer i organisationsstrukturen tillgängliga för användning i andra program.

Procedurorganisationen beskriver rutiner och tillhörande aktiviteter. De grundläggande inställningarna görs i processdefinitionen. Här definieras den processansvarige som får särskild behörighet till processkonfigurationen och den tillhörande arbetsflödesprocessen. Med hjälp av autostartfunktionen kan processen initieras automatiskt. De konfigurerbara nyckelorden och nycklarna loggas. För utvärdering av arbetsflödets aktuella bearbetningsstatus i ett programdokument kan en mängd information kan extraheras automatiskt från arbetsflödesloggen och kopieras över till dokumentet.

Aktiviteterna definieras antingen statiskt eller dynamiskt av de som är ansvariga för dem. Under kontrollprocessen har den ansvarige nödvändig redigeringsbehörighet i samtliga faser.

Konfigurationens integrerade versionskoncept, vilket innebär att nya processversioner skapas när ändringar görs i rutiner eller aktiviteter, säkerställer att de korrekta process- och aktivitetsdefinitioner alltid används för arbetsflödesstyrningen.

Genom att definiera relationer blir konfigurationen av de ansvariga mer flexibel. Exempel på relationer mellan medarbetare på ett företag kan vara "närmaste överordnad till" eller "specialist på". Det går att konfigurera ett valfritt antal av dessa relationer och med olika egenskaper. Relationerna används för att identifiera ansvariga eller personer som ska meddelas i arbetsflödet.

Ersättningsdokument (ersättare) skapas för de som för tillfället inte kan utföra sina uppgifter, t.ex. på grund av frånvaro. Ersättningen kan konfigureras för en specifik, begränsad tidsperiod, varefter den upphör att vara i kraft.

Ersättare får tillräcklig behörighet för att kunna utföra de aktiviteter/åtgärder som den person som de tillfälligt ersätter.

Automatiserade arbetsflöden

De aktiviteter som ska utföras skickas till den ansvarige i form av en underrättelse via e-post. I detta e-postmeddelanden kan all text och eventuella länkar bifogas. Start- och slutvillkor (d.v.s. när en aktivitet inkommer för bearbetning eller har avslutats) anges också i aktivitetsdefinitionen. Aktiviteten kan alltid köras igen genom att man återställer den till en annan aktivitet automatiskt eller manuellt.

Den integrerade övervakningen av förfluten tid innebär också att inga arbetsflöden glöms bort: olika eskaleringstider kan ställas in varefter påminnelser skickas ut till den ansvarige eller vissa åtgärder utlöses.

Grafiska illustrationer av arbetsflöden

: Arbetsflödet i diagramform

Processkonfigurationerna som definieras i procedurorganisationen kan illustreras grafiskt och enkelt kontrolleras i det medföljande visualiseringsprogrammet. Ett integrerat verktyg gör det möjligt att animera och testa processerna.

Målstyrning

Den faktiska styrningen av arbetsflödena sker i styrningsdatabasen genom att den har tillgång till de organisationsstrukturer och processer som ligger i konfigurationsdatabasen. Den innehåller endast en dokumenttyp, nämligen loggdokument för aktuella och slutförda arbetsflöden. Varje enskilt arbetsflöde representeras av ett loggdokument med alla körtidsdata och loggar. De innehåller processversionen, arbetsflödesstatus, aktiviteter (och deras status), körtider, ansvariga och kommentarer.

Styrningsdatabasen och därmed också arbetsflödesstyrningen kan distribueras till valfritt antal Domino-servrar genom replikering. På så sätt kan administrativa uppgifter, översikten över alla arbetsflöden och kom ihåg-listor för samtliga användare kan göras tillgängliga och administreras centralt. Det gör det lätt att skapa en rad mångsidiga utvärderingslösningar för arbetsflöden, indelade efter exempelvis kunder eller projekt.

Användarvänligt

En standardnavigeringsfunktion i Lotus Notes-klienten i form av ett navigeringsfält ger snabb tillgång till ämnen högre upp i konfigurationen och kontrollhierarkin, inklusive struktur- och procedurorganisationen.

I vyer visas processer, aktiviteter, ersättare o.s.v. indelade i kategorier. Det är bara att dubbelklicka på önskat dokument för att öppna det.

Avancerad teknik

Workflow-modulen är baserad på Lotus Notes/Domino och kan användas tillsammans alla Notes-program utan att programlogiken behöver modifieras. Det enda som behöver läggas till är en dold vy. Arbetsflödena kontrolleras av agenter som kan startas automatiskt eller manuellt på klienterna.

Smidig administration

De administrativa åtgärderna omfattar installationen av modulen, att göra Lotus Notes-programmen arbetsflödeskompatibla och definitionen av organisationsstrukturer och processer i konfigurationsdatabasen. Dessa åtgärder kan sedan utvidgas eller ändras allt efter behov. Gränssnittet kan också modifieras med hjälp av konfigurationsdokument. Aktiva arbetsflöden och enskilda aktiviteter kan avslutas av användaren i kontrolldatabasen. Processerna kan startas om och nya ansvariga utses under drift.

Flerspråkigt program

Workflow är ett flerspråkigt program, vilket innebär att samtliga medarbetare kan använda det oavsett var de är baserade. Det är bara att välja önskat språk i inställningarna. Detta innebär också att det går snabbt och smidigt att skapa rapporter även för flera olika länder.

Med vår nya språkkonfigurationsteknik kan företagen själva översätta hela eller delar av ett program till det egna språket, utan att någon extra programmering krävs. För multinationella företag banar detta snabbare vägen för acceptans av programvara i andra nationella organisationer.

Workflow-modulen i GEDYS IntraWare 7

Workflow-modulen har en viktig funktion i GEDYS IntraWare 7. Å ena sidan styr den alla arbetsflöden i GEDYS IntraWare 7 (inklusive Office-, Service- och Sales-modulerna) och ansvarar därmed för hela processlogiken. Å andra sidan är den centrala organisationsstrukturen, som används av ett antal funktioner, tillgänglig via den. Det möjliggör smidig central styrning, underhåll och modifiering av poster och uppgifter.